El problema

Planteamiento del Problema

La informática a través del transcurso del tiempo ha generado varios avances tecnológicos que han causado gran impacto social en las organizaciones, es por ello se han adaptados a los cambios, con la necesidad de automatizar (sistema) sus procesos, pero hay muchas instituciones que prefieren llevar sus operaciones con el método tradicional (manualmente), ya sea por falta de orientación, información, recursos o incapacidad de adquirir la nueva tecnología. Para el funcionamiento de cualquier organización es muy importante el manejo de sistema de información, actualmente es un medio eficaz para desarrollar de manera más sencilla los procedimientos que en ella se desarrollan, en consecuencia se produce una mayor productividad, calidad de servicio, eficiencia, seguridad de los resultados deseados, entre otros en las organizaciones que cuentan adecuadamente con los beneficios de los sistemas.

Según Senn (1978), "Un sistema de información es (basado en el computador) que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones". Es definido como un medio organizado de proporcionar información pasada, presente y futura (proyecciones) relacionadas con las operaciones internas y conocimiento externo de la organización" (p363) (p628). Según Burch y Strater (1974), "Un sistema de información se define como sigue: Un ensamblaje formal y sistemático de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para: a) satisfacer los requerimientos, procesamientos de datos legales y transaccionales; b) proporcionar información a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificación, control y toma de decisiones; c) proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos. (p71).

Las bibliotecas cuentan con una o varias personas encargadas de la organización de todo el material que en ella se encuentra, estas personas son los bibliotecarios, una de las tareas de esta persona es la de atender a todas las personas que acudan a la biblioteca con sed de conocimientos, de igual manera esta persona es la encargada de organizar todo el material bibliográfico que se encuentra resguardado dentro de la misma. Específicamente la biblioteca “Katherine de Brecht” del Colegio Universitario de Rehabilitación “May Hamilton”, ubicada en Bella Vista, Calle la Guayanita, frente al hospital “Dr. Miguel Pérez Carreño”, Centro Nacional de Rehabilitación “Dr. Alejandro Rhode” P.B, Caracas, 1020, es un ejemplo claro de estas necesidades y esta en la obligación de crear y buscar mecanismos que le permita cubrir con los requerimientos necesarios para obtener resultados más rápidos y mejores, oportunos, objetivos y a la vez brindar un mejor servicio a los usuarios.

Es por ello que es importante que la biblioteca “Katherine de Brecht” del Colegio Universitario de Rehabilitación “May Hamilton”; adquiera un sistema automatizado que pueda solventar esta problemática, mejorando su funcionamiento, servicio y desempeño laboral de la biblioteca. El propósito principal de un sistema automatizado es eliminar los métodos tradicionales que se realizan en las organizaciones construyendo aplicaciones o herramientas que permitan realizar las operaciones de una manera más eficaz, agilizando los procesos.

El Sistema de préstamo del Material Bibliográfico de la biblioteca “Katherine de Brecht” del Colegio Universitario de Rehabilitación “May Hamilton”, es efectuado de manera manual, digitalizada mediante Microsoft Word (que es un programa editor de texto ofimático (incluido en el paquete Microsoft Office de Microsoft) muy utilizado, que permite crear documentos sencillos o profesionales) donde realizan la búsqueda de materiales bibliográficos a través de las teclas del teclado: Ctrl+B (en Microsoft Word tiene como función de las palabras insertadas, la búsqueda en todo el texto) y la descripción del proceso es la siguiente: Se trata de gestionar los préstamos del material bibliográfico de la biblioteca en la que se va a estudiar exclusivamente el funcionamiento de las peticiones, devoluciones e informe total de las sanciones. Presta servicio sólo a los estudiantes de la institución o de otras instituciones, universidades.

En tal sentido de acuerdo a lo anteriormente planteado se generan los siguientes problemas:

· Redundancia de datos

· Perdida de información valiosa

· Pérdida de tiempo en los procesos

· Gastos de material para la bibliotecas (papelería)

Fuente:

BURCH, J. and STRATER, F (1974). México, Sistemas de Información. Teoría y Práctica. Editorial Limusa – Noriega, p.602.

SENN, James (1978). México, Análisis y Diseño de Sistemas de Información. 2ª edición, Editorial Mc Graw Hill iteramericana, p. 628.

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Objetivos

a.- General

Diseño de Sistema de Control de Préstamos de material bibliográfico, para la biblioteca “Katherine de Brecht” del Colegio Universitario de Rehabilitación “May Hamilton”.

b – Específicos

- Determinar necesidades de información de la institución con relación a control de préstamos de material bibliográfico, de la biblioteca “Katherine de Brecht” ubicada en el Colegio Universitario de Rehabilitación “May Hamilton”.

- Diseñar una propuesta del nuevo sistema del control de préstamos de libros para la Biblioteca “Katherine de Brecht”.

- Elaborar el sistema del control de préstamos de material bibliográfico para la Biblioteca “Katherine de Brecht”

- Elaborar un Manual que le permita al usuario comprender el funcionamiento del sistema a implementar

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Justificación

Este Proyecto Socio-Tecnolágico se desarrollo debido a la necesidad vista en el Colegio Universitario de Rehabilitación “May Hamilton” que requiere la optimización del Control de Préstamos de MaterialBibliográfico” de la Biblioteca “Katherine de Brecht” el cual a través de este sistema se hará mejor uso del tiempo productivo, como también se logrará disminuir la cantidad de recursos materiales y permitirá el fácil manejo del mismo.

Tendrán como beneficios, lo siguiente:

1. Seguridad de los datos, ya que permite reducir la perdida e información, se logrará un mejor control de los datos y un manejo eficaz del mismo, con una mejor predicción e integridad de los datos.
2. Permite la reducción de costos de la salida del sistema, mediante la simplificación e eliminación de informes duplicados e innecesarios, ya que el sistema actual se caracteriza por llevar el control de fichas, en el cual se le asigna un número a cada usuario por día, registrado en un formulario, pero integrándolo a este nuevo sistema se disminuirá la duplicidad de los datos y poder consultar los datos de materiales bibliográficos a través de internet (WEB), es decir, su disponibilidad y búsqueda de materiales bibliográficos existentes.
3. Se actualizan los servicios, con el fin de alcanzar un mayor provenir o futuro, donde se automatizan los procesos de los datos que son llevados de forma manual y esta manera mejoraríamos la calidad del servicio de la biblioteca “Katherine de Brecht” del Colegio Universitario de Rehabilitación “May Hamilton”.
4. Reducción de tiempo de procesamiento de datos y laboral. El sistema reducirá el tiempo de procesamiento de datos, el tiempo laboral tanto el personal como el usuario, contará con una base de datos que permite almacenar los datos de forma organizada, consultando e ingresándolos, en menos tiempo y obteniendo como resultado que el sistema se más confiable.
5. Se automatizan los procesos manuales para su mejora. El sistema les permitirá a los operadores de los procesos del sistema, agilizar el trabajo manual, facilitando el mismo, permitiéndoles disminuir el material físico.

Ya realizado este proyecto donde las técnicas, teorías, metodologías y el objetivo de resolver una problemática, que es lo que se presenta en este Proyecto Socio-Tecnológico 3, servirá de antecedentes para la realización de futuras investigaciones. En el cual tengan algún parecido y sirvan de apoyo para los futuros estudiantes a la realización de algún proyecto, en relación a un Sistema Automatizado para Bibliotecas.

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Alcances y Limitaciones del Proyecto

El siguiente sistema será de uso exclusivo de herramientas computacionales que permiten controlar los procesos de Materiales Bibliográficos de la Biblioteca “Katherine de Brecht” del Colegio Universitario de Rehabilitación “May Hamilton”. Igualmente permitirá registrar los materiales bibliográficos, bibliotecarios, usuarios, préstamos, sanciones, solvencias, modifica y actualiza todos los registros anteriores, ofrece la consulta de materiales bibliográficos (datos y disponibilidad) a usuarios y encargados de la Biblioteca, genera informes estadísticos actualizados de cada uno de los procesos excepto las solvencias.

Será un sistema operado solamente por los encargados de la Biblioteca “Katherine de Brecht” del Colegio Universitario de Rehabilitación “May Hamilton”, que son los mismos que en recibir el adiestramiento mediante los manuales de usuario proporcionados por los desarrolladores del sistema y los usuarios del sistema solo le será permitido la consulta de materiales bibliográficos.

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